We zijn er klaar voor!

Morgen is de Christmas Bazaar. Jawel, DE Trophy Wifes Christmas Bazaar! De afgelopen weken ben ik druk in de weer geweest om alle laatste zaken te regelen. Dat leek me van tevoren niet al te veel werk. Mijn voornaamste taak was contact onderhouden: met de sponsors die hun Nederlandse producten in een eigen stand bij onze stand zullen verkopen, met het hotel waar de bazaar gehouden wordt en met de Organizing Committee (OC). En daarnaast nog wat praktische zaken regelen voor onze eigen stand.

Maar dit is Egypte. En hier gaat alles net wat minder efficiënt dan ik gewend ben…

Zo horen we tijdens de laatste Trophy Wife meeting dat we onze goederen (500 kilo aan Nederlandse producten) niet meer op vrijdagavond naar het hotel kunnen brengen zoals afgesproken tijdens de vorige meeting, maar dat we op donderdag overdag verwacht worden. Dat is erg onhandig, omdat we nu op donderdag alles naar een opslagruimte in het hotel moeten brengen om het vervolgens op zaterdag om 6:00u ’s ochtends daar weer uit te halen en daarna vóór 10:00u de stand op moeten bouwen. Maar het is niet anders. Dus ik regel een chauffeur en wat vrijwilligers (waaronder uiteraard Piebe) om donderdag te helpen, geen probleem.

Afgelopen maandag heb ik contact met een van de sponsoren. En wat schetst mijn verbazing: zij moeten van het hotel op vrijdagavond hun deel van de stand opbouwen! Ik vraag het na bij het hotel en krijg inderdaad te horen dat we op vrijdagavond terecht kunnen. Niet vanaf 18u – zoals ik inmiddels ook van de OC door krijg, maar vanaf 19:30u.

Via de OC word ik ondertussen ook plat gespamd met mails over toegangsbadges, ID-kaarten en veiligheidscontroles. Ik moet aan het hotel doorgeven wie er precies de goederen komen brengen op vrijdag en wat onze kentekenplaat is. Je moet op de lijst staan, een toegangsbadge hebben én je ID-kaart tonen, anders kom je het hotel niet in.

Ik volg de orders van de OC keurig op en geef ruim op tijd alle gevraagde informatie aan het hotel door en krijg een ontvangstbevestiging retour. Een paar dagen later krijg ik van de OC een forse uitbrander: of ik toch echt met gezwinde spoed alle namen en het kenteken door wil geven?!

Lekker efficiënt dit…

Maar goed, na heel wat last minutes mailtjes en belletjes lijkt vandaag alles in kannen en kruiken. Klokslag 19:00u staan we bij de ambassade om de spullen in te laden. Onze chauffeur is nog in geen velden of wegen te bekennen, maar hij heeft me eergisteren nog plechtig beloofd te komen en wij zijn erg op tijd. Om tien over zeven is hij nog steeds nergens te bekennen. We bellen hem: hij blijkt al buiten te staan met de bus én heeft de spullen vanmiddag ingeladen. Dat gaat voorspoedig!

Als we hem bij de bus ontmoeten, valt ons iets op: “The bus has a flat tier!”. Hij knikt blijmoedig: “Yeah, but it will get us there!” O ja, en hij is zijn badge vergeten… En ik heb zelf net ontdekt dat de naam op mijn Egyptische ID-kaart mijn doop- en meisjesnaam is en dat de naam op mijn badge mijn roep- en gewone achternaam is.

Als dat maar goed gaat…

We moeten tussen half 8 en 8 uur bij het hotel zijn, want dat is het timeslot dat we toegewezen hebben gekregen door de OC. In dat half uur moeten alle dozen uitgeladen en naar binnen gebracht worden. We hebben de instructie gekregen extra tape mee te nemen, want alle dozen moeten opengemaakt en gecontroleerd worden en vervolgens weer dichtgeplakt.

Even na half 8 staan we bij de achteringang van het hotel waar we de spullen uit moeten laden. Toch? De portier kijkt vermoeid: we staan bij de verkeerde achteringang. Dat is net gewijzigd.

Als we eindelijk de juiste achteringang gevonden hebben, moeten we in de rij. Want uiteraard zijn er ook andere partijen die in ons timeslot spullen uitladen. Maar gelukkig zijn er 11 mannetjes ter plekke, waarvan er 3 helpen uitladen, 2 tegen die 3 schreeuwen dat het sneller moet en 6 waarvan niet duidelijk is wat ze precies doen. Het gaat in ieder geval wel lekker snel.

Ik moet doorgeven hoeveel dozen we hebben, dus ik tel mee terwijl 5 man sterk de dozen zo snel mogelijk uit de bus in een enorme lift laden. We hebben 104 dozen (als ik me niet verteld heb…), dat wordt keurig genoteerd door een van de aanwezige mannen. We worden de lift uitgebonjourd en de spullen worden naar boven getakeld. Boven kunnen we de spullen tegelijk met nog 2 ambassades en 3 sponsors uitladen. Licht chaotisch… Het valt me op dat geen van de dozen gecontroleerd is en niemand meer checkt of we nog steeds 104 dozen hebben.

We kunnen verder zonder problemen de bazaarzaal in en stallen onze producten uit op de ons toegewezen tafels die we opleuken met fraaie oranje tafelkleden (geleend van de residentie) en Holland merchandising.

We zijn er klaar voor!

Als we weer wegrijden bij het hotel bedenk ik me dat we geen enkele keer onze ID-kaarten en de toegangsbadges hebben hoeven tonen…

Wordt vervolgd!

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s